1. OBJETIVO
Establecer las políticas y procedimientos en relación con la recolección, almacenamiento, uso, circulación, transferencia y supresión de la información correspondiente a los datos personales o de cualquier otro tipo de información de titulares que sea utilizada o repose en las bases de datos y archivos de COMERCIALIZADORA ARTURO CALLE SAS.

2. NORMATIVIDAD APLICABLE
La presente política se desarrolla con el fin de dar en cumplimiento a los artículos 15 y 20 de la Constitución Política, así como, a los artículos 17 literal k) y 18 literal f) de la Ley Estatutaria 1581 de 2012, por la cual se dictan disposiciones generales para la Protección de Datos Personales (LEPD). Adicionalmente, en cumplimiento del artículo 2.2.2.25.1.1 sección 1 capítulo 25 del Decreto 1074 de 2015, por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 1581 de 2012 .y cualquier norma que le regule, modifique o sustituya.

3. ALCANCE
La presente política aplica para todos los datos personales registrados en bases de datos o de cualquier otro tipo de información que sea utilizada o repose en las bases de datos y archivos de COMERCIALIZADORA ARTURO CALLE SAS, respetando los criterios para la obtención, recolección, uso, tratamiento, procesamiento, intercambio, transferencia y transmisión de datos personales; así mismo fijar las obligaciones y lineamientos de COMERCIALIZADORA ARTURO CALLE SAS, para la administración y tratamiento de los datos personales que reposen en sus bases de datos y archivos.

La presente política es aplicable a los procesos de COMERCIALIZADORA ARTURO CALLE SAS que deban realizar el tratamiento de los datos (datos públicos, datos semiprivados, datos privados, datos sensibles, datos de los niños, niñas y adolescentes), en calidad de responsable y de encargado.

4. RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO

El responsable del tratamiento de las bases de datos objeto del presente documento es COMERCIALIZADORA ARTURO CALLE SAS.

4.1. Datos de contacto y canales de atención.
El Titular puede en cualquier momento solicitar a la Compañía el acceso a los datos personales que tenga registrados, así como solicitar la corrección, actualización o supresión de sus datos personales, revocar la autorización otorgada para el tratamiento de los mismos y en general ejercer los derechos que le otorga la ley mediante la presentación de consultas y reclamos por medio de las siguientes instancias o medios:

● Dirección: CR 72 152 B 62, BOGOTÁ D.C
● Correo electrónico: Pdpac@arturocalle.com
● Teléfono: (601) 7438800
● Línea Nacional 01 8000 180 120

5. DEFINICIONES
Para efectos del presente documento debe tenerse en cuenta las siguientes definiciones a fin de dar aplicación a la política de tratamiento de datos personales.

Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del titular para llevar a cabo el tratamiento de datos personales

Aviso de privacidad:
Comunicación verbal o escrita generada por el Responsable, dirigida al Titular para el Tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de Tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del Tratamiento que se pretende dar a los datos personales.

Base de datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento.

Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.

Dato público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.

Dato semiprivado: Es aquel que no tiene naturaleza íntima, reservada, ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no solo a su Titular sino a cierto sector o grupo de personas o a la sociedad en general, como son: Bases de datos que contengan Información financiera, crediticia, comercial, de servicios y la proveniente de terceros países.

Dato privado: Es un dato personal que por su naturaleza íntima o reservada solo interesa a su titular y para su tratamiento requiere de su autorización previa, informada y expresa. Bases de datos que contengan datos como números telefónicos y correos electrónicos personales; datos laborales, sobre infracciones administrativas o penales, administrados por administraciones tributarias, entidades financieras y entidades gestoras y servicios comunes de la Seguridad Social, bases de datos sobre solvencia patrimonial o de crédito, bases de datos con información suficiente para evaluar la personalidad del titular, bases de datos de los responsables de operadores que presten servicios de comunicación electrónica

Datos sensibles: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos.

Encargado del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del tratamiento.

Responsable del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos.

Responsable de administrar las bases de datos: Colaborador encargado de controlar y coordinar la adecuada aplicación de las políticas del tratamiento de los datos una vez almacenados en una base datos específica; así como de poner en práctica las directrices que dicte el Responsable del tratamiento y el Oficial de Protección de datos.

Oficial de protección de datos: Es la persona natural que asume la función de coordinar la implementación del marco legal en protección de datos personales, que dará trámite a las solicitudes de los Titulares, para el ejercicio de los derechos a que se refiere la Ley 1581 de 2012.

Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento.

Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

Hábeas data: Derecho fundamental de toda persona para conocer, actualizar, rectificar y/o cancelar información y datos personales que de ella se hayan recolectado y/o se traten en bases de datos públicas o privadas, conforme a lo dispuesto en la ley y normatividad aplicable. (Según Art. 15 de la constitución política de Colombia)

Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el Responsable y/o Encargado del tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.

Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del Responsable.

Registro nacional de bases de datos (RNBD): Es el directorio público de las bases de datos sujetas a tratamiento que operan en el país. El RNBD es administrado por la Superintendencia de Industria y Comercio y en él, el Responsable del Tratamiento debe inscribir en el Registro Nacional de Bases de Datos, de manera independiente, cada una de las bases de datos que contengan datos personales sujetos a Tratamiento.

Ley estatutaria de protección de datos personales. (LEPDP): Ley 1581 de 2012 la cual tiene por objeto desarrollar el derecho constitucional que tienen todas las personas a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bases de datos o archivos, y los demás derechos, libertades y garantías constitucionales a que se refiere el artículo 15 de la Constitución Política; así como el derecho a la información consagrado en el artículo 20 de la misma.

Nota: Las definiciones son tomadas de la normatividad en materia de protección de datos, ley 1581 de 2012 y decreto 1377 de 2013

6. DESARROLLO
COMERCIALIZADORA ARTURO CALLE SAS, en adelante la Compañía, se encuentra comprometida con el cumplimiento del derecho a la protección de datos personales y el derecho que tienen todas las personas para conocer, actualizar y rectificar la información que se haya recogido sobre ellas en bases de datos o archivos, y los demás derechos, libertades y garantías constitucionales a que se refieren los artículos 15 y 20 de la Constitución Política.

6.1. PRINCIPIOS ORIENTADORES PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
La Compañía aplicará de manera armónica e integral los siguientes principios al realizar el tratamiento de datos personales, los cuales se encuentran establecidos en el artículo 4 de la ley 1581 de 2012, los cuales se han de aplicar, de manera armónica e integral, en el desarrollo, interpretación y aplicación de la Ley.

6.1.1. Principio de legalidad en materia de tratamiento de datos: El tratamiento de datos personales debe sujetarse como mínimo a lo establecido a las leyes vigentes que regulen la materia y disposiciones que la desarrollen.

6.1.2. Principio de finalidad: El tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la ley, la cual debe ser informada al titular.

6.1.3. Principio de libertad: El tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento. El tratamiento de los datos requiere la autorización previa e informada del Titular por cualquier medio que permita ser consultado con posterioridad

6.1.4. Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. No debe efectuarse el tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.

6.1.5. Principio de transparencia: En el tratamiento debe garantizarse el derecho del titular a obtener del responsable del tratamiento o del encargado del tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de sus datos personales. En el momento de solicitar la autorización al titular, el responsable del tratamiento deberá informarle de manera clara y expresa lo siguiente, conservando prueba del cumplimiento de este deber:

● El tratamiento al cual será sometidos sus datos y la finalidad del mismo.
● El carácter facultativo de la respuesta del Titular a las preguntas que le sean hechas cuando éstas traten sobre datos sensibles o sobre datos de niños, niñas o adolescentes.
● Los derechos que le asisten como Titular.
● La identificación, dirección física, correo electrónico y teléfono del responsable del tratamiento.

6.1.6. Principio de acceso y circulación restringida: El tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la Constitución y la ley. En este sentido, el tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el titular y/o por las personas habilitadas por la ley o la autoridad judicial. Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet y otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido solo a los Titulares o terceros autorizados conforme a la Ley.

6.1.7. Principio de seguridad: La información sujeta a tratamiento se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas necesarias para dar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. El Responsable del tratamiento tiene la responsabilidad de implantar las medidas de seguridad correspondientes y de ponerlas en conocimiento de todo el personal que tenga acceso, directo o indirecto, a los datos. Los usuarios que accedan a los sistemas de información del Responsable del tratamiento deben conocer y cumplir con las normas y medidas de seguridad que correspondan a sus funciones. Estas normas y medidas de seguridad se recogen en las Políticas Internas de Seguridad de la información, de obligado cumplimiento para todo usuario y personal de la empresa. Cualquier modificación de las normas y medidas en materia de seguridad de datos personales por parte del responsable del tratamiento ha de ser puesta en conocimiento de los usuarios.

6.1.8. Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando así lo permita la ley y en los términos que ésta lo disponga.

6.2. SOLICITUD DE AUTORIZACIÓN AL TITULAR DEL DATO PERSONAL
La autorización para el uso y/o tratamiento de los datos será gestionada por COMERCIALIZADORA ARTURO CALLE SAS, a través de mecanismos que garanticen su consulta posterior y la manifestación de la voluntad del Titular a través de los siguientes medios:
● Por escrito.
● De forma oral.
● Mediante canales automatizados.
● Mediante conductas inequívocas del titular que permitan concluir de forma razonable que otorgó la autorización

6.2.1. Autorización del titular
De acuerdo con el artículo 9 de la Ley 1581 de 2012 para el tratamiento de datos personales se requiere la autorización del Titular, salvo en los casos expresamente señalados en las normas que reglamentan la protección de los datos personales. Con antelación y/o al momento de efectuar la recolección del dato personal, COMERCIALIZADORA ARTURO CALLE SAS solicitará al Titular del dato su autorización para efectuar su recolección y tratamiento, indicando la finalidad para la cual se solicita el dato, utilizando para esos efectos medios técnicos automatizados, escritos u orales, que permitan conservar prueba de la autorización y/o de la conducta inequívoca descrita en el artículo 2.2.2.25.2.2. sección 2 del capítulo 25 del Decreto 1074 de 2015.

La autorización no será necesaria en las excepciones previstas en la ley, a manera enunciativa y sin perjuicio de las normas modifiquen, adicionen o complementen, la autorización no será necesaria en los siguientes casos:

a. Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
b. Datos de naturaleza pública.
c. Casos de urgencia médica o sanitaria.
d. Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos.
e. Datos relacionados con el Registro Civil de las personas.

6.2.2. Deber de informar al titular
El responsable del tratamiento, al momento de solicitar al titular la autorización, deberá informarle de manera clara y expresa lo siguiente:

a. El tratamiento al cual serán sometidos sus datos personales y la finalidad del mismo;
b. El carácter facultativo de la respuesta a las preguntas que le sean hechas, cuando estas versen sobre datos sensibles o sobre los datos de las niñas, niños y adolescentes;
c. Los derechos que le asisten como titular;
d. La identificación, dirección física o electrónica del responsable del tratamiento.

6.2.3. Medios para otorgar la autorización
La autorización puede constar en un documento físico, electrónico, mensaje de datos, sitios web o en cualquier formato que permita garantizar su posterior consulta, o mediante un mecanismo técnico o tecnológico idóneo, que permita manifestar u obtener el consentimiento, mediante el cual se pueda concluir de manera inequívoca, que, de no haberse surtido una conducta del titular, los datos nunca hubieren sido capturados y almacenados en la base de datos. La autorización será generada por La compañía y será puesto a disposición del titular con antelación y de manera previa al tratamiento de sus datos personales.

6.3. DERECHOS DE LOS TITULARES
De acuerdo con el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012 artículo 2.2.2.25.4.1 sección 4 capítulo 25 del Decreto 1074 de 2015 (Artículos 21 y 22 del Decreto 1377 de 2013), los Titulares de los datos pueden ejercer una serie de derechos en relación con el tratamiento de sus datos personales, la Compañía en todo tratamiento de datos personales será respetuosa de los derechos de los titulares. Para efectos de la presente política, el titular de los datos personales tendrá los siguientes derechos:

a. Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los responsables del tratamiento o encargados del tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.

b. Solicitar prueba de la autorización otorgada al responsable del tratamiento salvo cuando expresamente la ley lo exceptúe, b) Solicitar prueba de la autorización otorgada al Responsable del Tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012.

c. Ser informado por el responsable del tratamiento o el encargado del tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.

d. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio o ante la autoridad competente en ésta material quejas por infracciones a la ley que regule la protección de datos personales y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.

e. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio, o la autoridad competente, haya determinado que en el tratamiento el responsable o encargado ha incurrido en conductas contrarias a la normatividad vigente.

f. Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.

Para mayor claridad de proveedores, clientes y terceros ajenos a la compañía que suministren sus datos personales, la información aquí mencionada podrá ser publicada a través de la página web de la Compañía omitiendo la información referente a colaboradores, procedimientos internos y demás información que no requiera ser conocida por los titulares de los datos anteriormente mencionados.

Estos derechos podrán ejercerse por las siguientes personas.

a. Por el Titular, quién deberá acreditar su identidad en forma suficiente por los distintos medios que le ponga
a disposición el Responsable.
b. Por sus causahabientes, quienes deberán acreditar tal calidad.
c. Por el representante y/o apoderado del Titular, previa acreditación de la representación o apoderamiento.
d. Por estipulación a favor de otro y para otro.

Los derechos de los niños, niñas o adolescentes se ejercerán por las personas que estén facultadas para representarlos

6.4. DEBERES DE LOS RESPONSABLES DEL TRATAMIENTO
Los responsables del tratamiento deberán cumplir los siguientes deberes, sin perjuicio de las demás disposiciones previstas en la presente política y en las disposiciones que regulen su actividad:

6.4.1. Frente al Titular:

a. Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data;
b. Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la presente ley, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular;
c. Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada;
d. Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la presente ley;
e. Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos;

6.4.2. Frente al Encargado:

a. Garantizar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible;
b. Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del Tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada;
c. Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del Tratamiento;
d. Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo;
e. Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la presente ley;
f. Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular;

6.4.3. Frente a los principios y otras obligaciones:

a. Observar los principios
Legalidad, finalidad, libertad, calidad, veracidad, transparencia, acceso y circulación restringida, seguridad y confidencialidad
b. Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la presente ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos;
c. Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
d. Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.
e. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento;

6.5. DEBERES DE LOS ENCARGADOS DEL TRATAMIENTO

Los encargados del tratamiento deberán cumplir los siguientes deberes, sin perjuicio de las demás disposiciones previstas en la presente política y en las normas que regulen su actividad:

a. Garantizar al titular la protección de sus datos personales en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.

b. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

c. Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los datos en los términos de la presente política o de conformidad con lo establecido en la normatividad vigente aplicable.

d. Actualizar la información reportada por los responsables del tratamiento dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes, contados a partir del recibo de su solicitud.

e. Tramitar las consultas y los reclamos formulados por los titulares en los términos señalados en la normatividad vigente.

f. Registrar en la base de datos la leyenda "reclamo en trámite" en la forma en que se regula por la normatividad vigente.

g. Insertar en la base de datos la leyenda "información en discusión judicial" una vez notificado por parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad del dato personal.

h. Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio o cualquier otra autoridad competente.

i. Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que pueden tener acceso a ella.

j. Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio o a la autoridad competente cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los titulares.

k. Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio o la autoridad competente en ésta materia.

6.6. TRATAMIENTO Y FINALIDADES DE LOS DATOS SUMINISTRADOS

Los datos personales que se recolecten serán incluidos en una base de datos y serán utilizados de manera directa o a través de los responsables o encargados en los términos que se establezca en la normatividad aplicables en ésta materia, para las finalidades directas e indirectas relacionadas con el objeto y propósitos de la compañía. El tratamiento al cual serán sometidos los datos personales incluye recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión. El tratamiento de los datos estará sujeto a las finalidades autorizadas por el Titular, a las obligaciones contractuales entre las partes, así como, a los casos en los cuales existan obligaciones legales que deba cumplir.

La ficha técnica Organización Bases de Datos, contiene la información relativa a las distintas bases de datos responsabilidad de la empresa y las finalidades asignadas a cada una de ellas para su tratamiento las cuales se pueden consultar aquí.

6.7. VIGENCIA DE LAS BASES DE DATOS

Los datos personales se conservarán únicamente por el tiempo razonable y necesario para cumplir las finalidades que justificaron el tratamiento, atendiendo a las disposiciones aplicables a la materia de que se trate y a los aspectos administrativos, contables, fiscales, jurídicos e históricos de la información. Los datos serán conservados cuando ello sea necesario para el cumplimiento de una obligación legal o contractual. Una vez cumplida la finalidad del tratamiento y los términos establecidos.

6.8. TRATAMIENTO DE DATOS SENSIBLES

Para efectos de la presente política y conforme lo establezca la normatividad vigente, se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.

6.8.1. Tratamiento de datos sensibles

En términos generales la compañía se abstendrá de hacer tratamiento de datos sensibles conforme las limitaciones que imponga la normatividad vigente aplicable. Se entiende que puede efectuarse el tratamiento de este tipo de datos cuando se dé una de las siguientes circunstancias:

a. El titular haya dado su autorización explícita a dicho tratamiento, salvo en los casos que de conformidad con lo establecido en la normatividad vigente no sea requerido el otorgamiento de la autorización.

b. El tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del titular y este se encuentre física o jurídicamente incapacitado. En estos eventos, los representantes legales deberán otorgar su autorización.

c. El tratamiento sea efectuado en el curso de las actividades legítimas y con las debidas garantías por parte de una fundación, ONG, asociación o cualquier otro organismo sin ánimo de lucro, cuya finalidad sea política, filosófica, religiosa o sindical, siempre que se refieran exclusivamente a sus miembros o a las personas que mantengan contactos regulares por razón de su finalidad. En estos eventos, los datos no se podrán suministrar a terceros sin la autorización del titular.

d. El tratamiento se refiera a datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial.

6.9. TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES DE NIÑOS, NIÑAS Y ADOLESCENTES

COMERCIALIZADORA ARTURO CALLE SAS de acuerdo con el artículo 7° de la Ley 1581 de 2012, realiza Tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes en el marco de los criterios señalados en el artículo 2.2.2.25.2.9 sección 2 del capítulo 25 del Decreto 1074 de 2015 (Artículo 12 del Decreto 1377 de 2013), con observancia de los siguientes parámetros y requisitos:

1 Que el uso del dato responda y respete el interés superior de los niños, niñas y adolescentes.
2 Que en el uso del dato se asegure el respeto de sus derechos fundamentales del menor.

Cumplidos los anteriores requisitos, COMERCIALIZADORA ARTURO CALLE SAS solicitará al representante legal del niño, niña o adolescente la autorización previo ejercicio del menor de su derecho a ser escuchado, opinión que será valorada teniendo en cuenta la madurez, autonomía y capacidad para entender el asunto. En calidad de Responsable y/o Encargado velará por el uso adecuado de los datos de niños, niñas y adolescentes aplicando los principios y obligaciones establecidas en la Ley 1581 de 2012 y normas reglamentarias. Asimismo, identificará los datos sensibles recolectados o almacenados con el fin de incrementar la seguridad y tratamiento de la información.

6.10. PROCEDIMIENTOS PARA EJERCER LOS DERECHOS DEL TITULAR

6.10.1. Derecho de acceso o consulta

COMERCIALIZADORA ARTURO CALLE SAS garantizará al Titular la consulta de forma gratuita de sus datos personales en los siguientes casos (Artículo 2.2.2.25.4.2. sección 4 capítulo 25 del Decreto 1074 de 2015):

1. Al menos una vez cada mes calendario.

2. Cada vez que existan modificaciones sustanciales de las políticas de tratamiento de la información que motiven nuevas consultas.

Para consultas cuya periodicidad sea mayor a una por cada mes calendario, COMERCIALIZADORA ARTURO CALLE SAS podrá cobrar al Titular gastos de envío, reproducción y, en su caso, certificación de documentos. Los costos de reproducción no podrán ser mayores a los costos de recuperación del material correspondiente. Para tal efecto, COMERCIALIZADORA ARTURO CALLE SAS demostrará a la Superintendencia de Industria y Comercio, cuando ésta así lo requiera, el soporte de dichos gastos.

El Titular de los datos puede ejercitar el derecho de acceso o consulta de sus datos mediante un escrito dirigido a COMERCIALIZADORA ARTURO CALLE SAS enviado, mediante correo electrónico a las direcciones autorizadas en el numeral 4.1. “datos de contacto y canales de atención” del presente documento, indicando en el Asunto “Ejercicio del derecho de acceso o consulta”. La solicitud deberá contener los siguientes datos:

● Nombre y apellidos del Titular.
● Fotocopia de la Cédula de Ciudadanía del Titular y, en su caso, de la persona que lo representa, así como del documento acreditativo de tal representación.
● Petición en que se concreta la solicitud de acceso o consulta.
● Dirección para notificaciones, fecha y firma del solicitante.
● Documentos acreditativos
de la petición formulada, cuando corresponda.

El Titular podrá elegir una de las siguientes formas de consulta de la base de datos para recibir la información solicitada:
● Visualización en pantalla.
● Por escrito, con copia o fotocopia remitida por correo certificado o no.
● Correo electrónico u otro medio electrónico.
● Otro sistema adecuado a la configuración de la base de datos o a la naturaleza del tratamiento, ofrecido por COMERCIALIZADORA ARTURO CALLE SAS.

Una vez recibida la solicitud, COMERCIALIZADORA ARTURO CALLE SAS resolverá la petición de consulta en un plazo máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término. Estos plazos están fijados en el artículo 14 de la Ley 1581 de 2012. y se encuentran contemplados en el procedimiento de “atención de solicitudes de peticiones, consultas y reclamos de protección de datos personales.” de COMERCIALIZADORA ARTURO CALLE SAS.

Una vez agotado el trámite de consulta, el Titular o causahabiente podrá elevar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio.

6.10.2. Derechos de quejas y reclamos

El Titular de los datos puede ejercitar los derechos de reclamo sobre sus datos mediante un escrito dirigido a COMERCIALIZADORA ARTURO CALLE SAS enviado, mediante correo electrónico a las direcciones autorizadas en el numeral 4.1. “datos de contacto y canales de atención”, indicando en el Asunto “Ejercicio del derecho de acceso o consulta”. La solicitud deberá contener los siguientes datos:

● Nombre y apellidos del Titular.
● Fotocopia de la Cédula de Ciudadanía del Titular y, en su caso, de la persona que lo representa, así como del documento acreditativo de tal representación.
● Descripción de los hechos y petición en que se concreta la solicitud de corrección, supresión, revocación o infracción a lo dispuesto en la ley.
● Dirección para notificaciones, fecha y firma del solicitante.
● Documentos acreditativos de la petición formulada que se quieran hacer valer, cuando corresponda.

El reclamo será tramitado bajo las siguientes reglas:

1. El reclamo se formulará mediante solicitud dirigida con la identificación del titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, y acompañando los documentos que se quiera hacer valer. Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.

2. En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.

3. Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga "reclamo en trámite" y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.

4. El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

5. Una vez agotado el trámite de reclamo, el Titular o causahabiente podrá elevar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio.

   Estos plazos están fijados en el artículo 15 de Ley 1581 de 2012, y se encuentran contemplados en el procedimiento de “atención de solicitudes de peticiones, consultas y reclamos de protección de datos personales.” de COMERCIALIZADORA ARTURO CALLE SAS.

6.11. FACULTADOS PARA RECIBIR INFORMACIÓN

COMERCIALIZADORA ARTURO CALLE SAS suministrará la información de los Titulares de sus bases de datos a las siguientes personas habilitadas o facultadas para recibirla, de acuerdo con el artículo 13 de la Ley 1581 de 2012:

● A los Titulares, sus causahabientes o sus representantes legales;
● A las entidades públicas o administrativas en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial;
● A los terceros autorizados por el Titular o por la ley.

6.12. VERIFICACIÓN DE LA FACULTAD PARA SOLICITAR O RECIBIR INFORMACIÓN
Para la gestión de la solicitud de consulta o reclamo, el solicitante deberá aportar los siguientes documentos para acreditar su titularidad o la facultad para recibir la información requerida, de acuerdo con los siguientes casos:
● Titular: Copia del documento de identidad.
● Causahabiente: Documento de identidad, registro civil de defunción del Titular, documento que acredite la calidad en que actúa y copia del documento de identidad del Titular.
● Representante legal y/o apoderado: Documento de identidad válido, documento que acredite la calidad en la que actúa (Poder) y copia del documento de identidad del Titular.

6.13. PROCEDIMIENTO DE ALMACENAMIENTO DE INFORMACIÓN DE DATOS PERSONALES

La compañía adoptará todas las medidas técnicas y administrativas adecuadas y suficientes que permitan el cuidado y conservación de los datos personales de los titulares, evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

De igual forma, la implementación estas medidas, permitirá la conservación de la autorización otorgada por los titulares de los datos personales para el tratamiento de los mismos. La compañía adoptará todos los mecanismos para guardar la confidencialidad de la información y se abstendrá de usar la información para fines diferentes a los expresamente autorizados por el titular.

6.14. PROCEDIMIENTO DE NOTIFICACIÓN, GESTIÓN Y RESPUESTA ANTE INCIDENTES

COMERCIALIZADORA ARTURO CALLE SAS cuenta con un procedimiento de “gestión de incidentes de protección de datos personales” para la comunicación y notificación, entre los colaboradores, oficial de protección de datos personales, encargados de tratamiento, Titulares de los datos, ente de vigilancia y control, así como, los entes judiciales: para la gestión y respuesta ante incidentes de seguridad desde el momento en que son detectados con el fin de ser evaluados y gestionar las vulnerabilidades identificadas, asegurando que los sistemas, redes, y aplicaciones son lo suficientemente seguros.

Todos los usuarios y responsables de administrar bases de datos, así como, cualquier persona que tenga relación con la recolección, el almacenamiento, uso, circulación o cualquier tratamiento o consulta de las bases de datos, deberá conocer el procedimiento para actuar en caso de incidentes de seguridad para garantizar la confidencialidad, disponibilidad e integridad de la información contenida en las bases de datos que se encuentran bajo su responsabilidad.

Algunos ejemplos de incidencias de seguridad son: caída de sistemas de seguridad que permita el acceso a los datos personales a personas no autorizadas, el intento no autorizado de la salida de un documento o soporte, la pérdida de datos o la destrucción total o parcial de soportes, el cambio de ubicación física de bases de datos, el conocimiento por terceras personas de contraseñas, la modificación de datos por personal no autorizado, entre otros.
En caso de presentarse un incidente de seguridad, el equipo o Comité de respuesta tendrá en cuenta lo establecido en la política de seguridad de la información y el procedimiento de gestión de incidentes de protección de datos personales y se deberá dejar documentado el formato de registro de eventos e incidentes de protección de datos.

6.15. VIDEO VIGILANCIA

COMERCIALIZADORA ARTURO CALLE SAS informará a las personas sobre la existencia de mecanismos de video vigilancia, mediante la fijación de anuncios visibles al alcance de todos los titulares e instalados en las zonas de video vigilancia, principalmente en las zonas de ingreso a los lugares que están siendo vigilados y monitoreados y al interior de estos. En estos avisos informará quién es el Responsable del Tratamiento, las finalidades del tratamiento, los derechos del Titular, los canales habilitados para ejercer los derechos del Titular, así como, dónde se encuentra publicada en la presente política de protección de datos personales.
De otra parte, conservará las imágenes solo por el tiempo estrictamente necesario para cumplir con la finalidad del e inscribirá la base de datos que almacena las imágenes en el Registro Nacional de Bases de Datos, salvo que el Tratamiento consista solo en la reproducción o emisión de imágenes en tiempo real.
El acceso y divulgación de las imágenes será restringido a personas autorizadas por el Titular y/o por solicitud de una autoridad en ejercicio de sus funciones. La información recolectada podrá ser empleada como prueba en cualquier clase de proceso disciplinario o administrativo cuando se requiera. En consecuencia, la divulgación de la información que se recolecta será controlada y consistente con la finalidad establecida por el Responsable del Tratamiento.

6.16. AVISO DE PRIVACIDAD

El Aviso de Privacidad es el documento físico, electrónico o en cualquier otro formato conocido o por conocer, que es puesto a disposición del Titular para el tratamiento de sus datos personales y sensibles. A través de este documento se informa al Titular la información relativa a la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las características del tratamiento que se pretende dar a los datos personales y sensibles.

6.17. DISPOSICIÓN FINAL Y SEGURIDAD DE LOS DATOS

Los responsables de administrar las bases de datos y la Gerencia de Tecnología son responsables de asegurar que únicamente los funcionarios autorizados tienen acceso a las bases de datos personales con las cuales cuenta la Compañía. La compañía cuenta con protocolos seguros a nivel informático, restricciones de acceso y prácticas de desarrollo interno de software seguro que permiten proteger la información almacenada.

En el momento en que el Titular lo solicite o cuando la información del Titular no sea requerida por la Compañía de acuerdo a las políticas de tratamiento y las finalidades establecidas en la presente política , se dará de baja la información del Titular contenida en las respectivas Bases de Datos.

6.18. TRANSFERENCIA Y TRANSMISIÓN INTERNACIONAL DE DATOS PERSONALES

COMERCIALIZADORA ARTURO CALLE SAS realizará transferencia de datos personales a países que proporcionen niveles adecuados de protección de datos. Se entiende que un país ofrece un nivel adecuado de protección de datos cuando cumpla con los estándares fijados por la Superintendencia de Industria y Comercio sobre la materia, los cuales en ningún caso podrán ser inferiores a los que la Ley 1581 de 2012 exige a sus destinatarios. Esta prohibición no regirá cuando se trate de:

● Información respecto de la cual el Titular haya otorgado su autorización expresa e inequívoca para la transferencia.
● Intercambio de datos de carácter médico, cuando así lo exija el tratamiento del Titular por razones de salud o higiene pública.
● Transferencias bancarias o bursátiles, conforme a la legislación que les resulte aplicable.
● Transferencias acordadas en el marco de tratados internacionales en los cuales la República de Colombia sea parte, con fundamento en el principio de reciprocidad.
● Transferencias necesarias para la ejecución de un contrato entre el Titular y el responsable del tratamiento, o para la ejecución de medidas precontractuales siempre y cuando se cuente con la autorización del Titular.
● Transferencias legalmente exigidas para la salvaguardia del interés público, o para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial.

En los casos en los cuales sea necesaria la transferencia de los datos y el país de destino no se encuentre en el listado de países considerados como puertos seguros señalados por la Superintendencia de Industria y Comercio, se deberá gestionar ante el mismo ente una declaración de conformidad, de acuerdo a lo descrito en la guía “Declaración de conformidad para transferencias internacionales de datos personales”, emitida por la Superintendencia de Industria y Comercio, relativa a la aprobación.

Las transmisiones internacionales de datos personales que se efectúen entre COMERCIALIZADORA ARTURO CALLE SAS y un encargado para permitir que el encargado realice el tratamiento por cuenta del responsable, no requerirán ser informadas al Titular ni contar con su consentimiento, siempre que exista un contrato de transmisión de datos personales. Este contrato de transmisión de datos personales deberá suscribirse entre el Responsable y el Encargado para definir el alcance del tratamiento de datos personales bajo su control y responsabilidad, así como, las actividades que el encargado realizará por cuenta del Responsable y las obligaciones del Encargado para con el titular. Adicionalmente, el Encargado deberá cumplir con las siguientes obligaciones y aplicar las normas vigentes en Colombia en materia de protección de datos.

● Dar Tratamiento, a nombre del Responsable, a los datos personales conforme a los principios que los tutelan.
● Salvaguardar la seguridad de las bases de datos en los que se contengan datos personales.
● Guardar confidencialidad respecto del tratamiento de los datos personales.

Las anteriores condiciones fijadas para las transmisiones de datos internacionales, también le serán aplicables a las transmisiones de datos nacionales

6.19. TRANSFERENCIA DE DATOS

La transferencia de datos tiene lugar cuando el Responsable y/o Encargado del Tratamiento de datos personales de acuerdo a lo establecido en la presente política, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.

Se permite la transferencia de datos personales siempre y cuando El Titular de la información haya autorizado la transferencia por cualquiera de los medios y de acuerdo a lo establecido en el numeral 6.2 de la presente política. En todo caso, el Receptor de la información debe garantizar la seguridad de la información y los niveles adecuados de protección de datos.

6.20. TRANSFERENCIA DE DATOS A TERCEROS PAÍSES

Se prohíbe la transferencia de datos personales de cualquier tipo de países que no proporcionen niveles adecuados de protección de datos. Se entiende que un país ofrece un nivel adecuado de protección de datos cuando cumpla con los estándares fijados por la Superintendencia de Industria y Comercio sobre la materia.

La prohibición no rige cuando: Información respecto de la cual el titular haya otorgado su autorización expresa e inequívoca para la transferencia. Intercambio de datos de carácter médico, cuando así lo exija el tratamiento del titular por razones de salud o higiene pública. Transferencias bancarias o bursátiles, conforme a la legislación que les resulte aplicable. Transferencias acordadas en el marco de tratados internacionales en los cuales la Republica de Colombia sea parte, con fundamento en el principio de reciprocidad. Transferencias necesarias para la ejecución de un contrato entre el titular y el responsable del tratamiento, o para la ejecución de medidas precontractuales siempre y cuando se cuente con la autorización del titular. Transferencias legalmente exigidas para la salvaguardia de interés público, o para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial, así como los demás casos que determine la ley, la Superintendencia de Industria y Comercio o la autoridad competente.

6.21. TRATAMIENTO DE DATOS BIOMÉTRICOS

Los datos biométricos almacenados en las bases de datos son recolectados y tratados por motivos estrictamente de seguridad, para verificar la identidad personal y realizar control de acceso a los empleados, clientes y visitantes. Los mecanismos biométricos de identificación capturan, procesan y almacenan información relacionada con, entre otros, los rasgos físicos de las personas (las huellas dactilares, reconocimiento de voz y los aspectos faciales), para poder establecer o “autenticar” la identidad de cada sujeto.

6.22. REGISTRO NACIONAL DE BASES DE DATOS – RNBD

El término para registrar las bases de datos en el RNBD será el establecido legalmente. Asimismo, de acuerdo con el artículo 12 del Decreto 886 de 2014, los Responsables del Tratamiento deberán inscribir sus bases de datos en el Registro Nacional de Bases de Datos en la fecha en que la Superintendencia de Industria y Comercio habilite dicho registro, de acuerdo con las instrucciones que para el efecto imparta esa entidad. Las bases de Datos que se creen con posterioridad a ese plazo deberán inscribirse dentro de los dos (2) meses siguientes, contados a partir de su creación.

6.23. SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN Y DATOS PERSONALES
El cumplimiento del marco normativo en Protección de Datos Personales, la seguridad, reserva y/o confidencialidad de la información almacenada en las bases de datos es de vital importancia para COMERCIALIZADORA ARTURO CALLE SAS. Por ello, hemos establecido políticas, lineamientos y procedimientos y estándares de seguridad de la información, los cuales podrán cambiar en cualquier momento ajustándose a nuevas normas y necesidades de COMERCIALIZADORA ARTURO CALLE SAS cuyo objetivo es proteger y preservar la integridad, confidencialidad y disponibilidad de la información y datos personales.

Asimismo, garantizamos que en la recolección, almacenamiento, uso y/o tratamiento, destrucción o eliminación de la información suministrada, nos apoyamos en herramientas tecnológicas de seguridad e implementamos prácticas de seguridad que incluyen: transmisión y almacenamiento de información sensible a través de mecanismos seguros, uso de protocolos seguros, aseguramiento de componentes tecnológicos, restricción de acceso a la información sólo a personal autorizado, respaldo de información, prácticas de desarrollo seguro de software, entre otros.

En caso de ser necesario suministrar información a un tercero por la existencia de un vínculo contractual, suscribimos contrato de transmisión para garantizar la reserva y confidencialidad de la información, así como, el cumplimiento de la presente Política del tratamiento de los datos, de las políticas y manuales de seguridad de la información y procedimiento atención de solicitudes de peticiones, consultas y reclamos de protección de datos personales establecidos por COMERCIALIZADORA ARTURO CALLE SAS. En todo caso, adoptamos compromisos para la protección, cuidado, seguridad y preservación de la confidencialidad, integridad y privacidad de los datos almacenados.

6.24. GESTIÓN DE DOCUMENTOS

Los documentos que contengan datos personales deben ser fácilmente recuperables, es por ello que se debe dejar documentado el lugar donde reposa cada uno de los documentos tanto físicos como digitales, se deben hacer inspecciones a estas rutas de almacenamiento de forma frecuente, se debe garantizar su conservación dejando definido en que soporte y bajo qué condiciones se llevará a cabo esta conservación, teniendo en cuenta condiciones ambientales, lugares de almacenamiento, riesgos a los cuales están expuestos entre otros, el tiempo de retención de los documentos se determina en función de los requisitos legales si aplica, de lo contrario cada organización lo define de acuerdo a sus necesidades, así mismo debe tener clara la disposición final de los mismos, identificando si se recicla, reutiliza, se conserva, se digitaliza entre otros.

Los documentos que sean requeridos para dar cumplimiento los requisitos legales de protección de datos personales son elaborados por personal o entidad competente para ello, así mismo COMERCIALIZADORA ARTURO CALLE SAS dispone del Manual de gestión de documentos SGI en el cual se establecen los lineamientos para la creación, actualización o eliminación; adicional se contempla los niveles de revisión y aprobación de por cada tipo documental, así como se lleva el registro de cada uno de los documentos mediante codificación y control de cambios de cada una de las versiones con el objetivo de llevar una trazabilidad a los documentos.
Los documentos tanto físicos como digitales que contengan datos personales, deben ser protegidos por agentes externos o internos que puedan alterar su contenido, siguiendo los lineamientos descritos en la política de seguridad de la información.

La distribución de los documentos que contengan datos personales la efectuara el responsable del tratamiento, este dejará documentada la evidencia de dicha distribución, donde entre otros se especifique; el tipo de documento y la identificación de la persona a la cual se le entregó la información.

Se deberá designar un responsable de garantizar la confidencialidad de los datos personales de los titulares, este será quien custodie documentos, garantice su protección tanto física como digital, evite alteraciones de la información, así mismo garantizará que los documentos que salgan de su custodia sean identificados y fácilmente trazables

6.25. COOKIES O WEB BUGS

COMERCIALIZADORA ARTURO CALLE SAS puede recolectar información personal de sus Usuarios mientras utilizan la Página Web, la aplicación o las páginas vinculadas (Landing Page). Los Usuarios pueden optar por almacenar esta información personal en la página web, la aplicación o en el portal vinculado (Landing Page), con el fin de facilitar las transacciones y los servicios a prestar por parte de COMERCIALIZADORA ARTURO CALLE SAS y/o de sus portales vinculados (Landing Page). Por lo que, COMERCIALIZADORA ARTURO CALLE SAS utiliza diferentes tecnologías de seguimiento y recopilación de datos como, Cookies propias y de terceros, esta es la herramienta de análisis que ayuda a los propietarios de sitios web y de aplicaciones a entender cómo interactúan los visitantes con sus propiedades. Esta herramienta puede utilizar un conjunto de cookies para recopilar información y ofrecer estadísticas de uso de los sitios web sin identificar personalmente a los visitantes de Google. Al acceder a nuestro al sitio web, el usuario podrá personalizar, aceptar y/o denegar las cookies que se encuentran activas.

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● Opera: Configuración > Opciones > Avanzado > Cookies
● Internet Explorer: Herramientas -> Opciones de Internet -> Privacidad -> Configuración.

6.26. ADMINISTRACIÓN DE RIESGOS ASOCIADOS AL TRATAMIENTO DE LOS DATOS

COMERCIALIZADORA ARTURO CALLE SAS cuenta con un procedimiento de gestión de riesgos en donde se establecen los lineamientos y pasos a seguir para la identificación, análisis, evaluación, tratamiento, control y monitoreo de los riesgos, adicionalmente se cuenta con el Instructivo metodología de valoración de riesgo, en el cual se menciona que los mismos pueden ser generados por fuentes internas o externas, así mismo considerar las posibles causas por las cuales se podrían materializar el riesgo, y por medio del análisis determinar la escala de probabilidad e impacto que podrá llegar a generarse en caso de materializarse el riesgo, para ello la compañía ha establecido que mínimo anualmente se llevará a cabo revisión de la matriz de riesgos corporativa, en donde el oficial de protección de datos personales y/o Dirección de Sistema de Gestión Integrado y cumplimiento debe revisar si los controles establecidos son efectivos y en caso de requerirse, implementar nuevos controles o medidas de seguridad para el tratamiento de los datos personales.

La evaluación de los riesgos identificados permite conocer el nivel de aplicación de los controles o medidas de seguridad implementadas frente a la protección de datos personales, en donde se determinará el apetito y tolerancia del riesgo para así, implementar tratamientos a los riesgos en donde se establezcan o implementen planes de acción correctivos y preventivos.

El Oficial de Protección de Datos Personales y/o Dirección de Sistema de Gestión Integrado y Cumplimiento realizará monitoreo constante a los controles establecidos y medidas implementadas para corroborar que estas sean efectivas.

COMERCIALIZADORA ARTURO CALLE SAS en el programa de gestión de riesgo implementará las medidas de protección para evitar o minimizar los daños en caso de que se materialice una amenaza.

6.27. ENTREGA DE DATOS PERSONALES A LAS AUTORIDADES

Cuando por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial se soliciten a COMERCIALIZADORA ARTURO CALLE SAS acceso y/o entrega de datos de carácter personal contenidos en cualquiera de sus bases de datos, se verificará la legalidad de la petición, la pertinencia de los datos solicitados en relación con la finalidad expresada por la autoridad. Para la entrega se suscribirá un acta indicando los datos de la entidad solicitante y las características de la información personal solicitada, precisando la obligación de garantizar los derechos del Titular, tanto al funcionario que hace la solicitud, a quien la recibe, así como a la entidad requirente.